Alle medewerkers zijn verplicht om:
- zich te houden aan wetgeving tegen omkoping en corruptie die van toepassing is in elk rechtsgebied overal ter wereld waarin Qbuzz actief is;
- de kernwaarden van Qbuzz te beschermen en hoog te houden door zich altijd op een ethische, wettige en professionele manier te gedragen.
Omkoping van welke aard ook (actief of passief) is verboden. In geen geval mag een voorziening worden getroffen, geld opzij worden gezet of een rekening worden geopend teneinde de betaling of ontvangst van smeergeld mogelijk te maken. Van alle medewerkers wordt verwacht dat ze zich altijd aan de richtlijnen in dit Beleid houden. In geval van twijfel of iets als smeergeld of andere vorm van overtreding van dit Beleid kan worden beschouwd dient de medewerker contact op te nemen met de leidinggevende en/of de Compliance Officer.
5.1 Geschenken, gastvrijheid en andere uitgaven
Geschenken en gastvrijheid omvatten het ontvangen of aanbieden van geschenken, maaltijden en blijken van waardering en dank, amusement of uitnodigingen voor evenementen of andere sociale bijeenkomsten in verband met ons bedrijf. Deze activiteiten zijn acceptabel als ze een redelijke waarde hebben en slechts incidenteel voorkomen. Er is meestal sprake van misbruik wanneer dergelijke giften en gastvrijheid worden aangeboden of ontvangen om een zakelijk of persoonlijk voordeel te verkrijgen of ontvangen.
Uitgaven omvatten de betaling of vergoeding door Qbuzz van reis-, verblijfs- en andere gerelateerde kosten die een potentiële klant of zakenpartner heeft gemaakt, met uitzondering van vergoedingen die zijn vastgelegd in een contractuele overeenkomst. Meestal bestaan dergelijke uitgaven uit kosten voor activiteiten, zoals een reis om een bedrijfslocatie te bezoeken of deel te nemen aan een conferentie of training/cursus. Er is meestal sprake van misbruik wanneer de reis of het evenement wordt gekenmerkt door overdreven gastvrijheid, luxueuze accommodatie of weinig zakelijke relevantie of wanneer de reis of het evenement is bedoeld voor familie of vrienden van de zakenrelatie.
In het algemeen is het niet verboden om zakelijke geschenken en gastvrijheid aan te bieden aan en te ontvangen van klanten en zakenpartners, op voorwaarde dat er aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- het geschenk wordt niet gegeven om een derde te beïnvloeden teneinde een opdracht of zakelijk voordeel te verkrijgen en te behouden of om het gunnen of behouden van een opdracht of zakelijk voordeel te belonen;
- het wordt gegeven in naam van Qbuzz, niet op persoonlijke titel van de gever;• het bestaat niet uit cash of een cash-equivalent (zoals cadeaubonnen);
- het is een toepasselijk en redelijk soort geschenk met een passende waarde dat op een geschikt tijdstip wordt gegeven;
- het wordt in alle openheid en niet heimelijk gegeven en dus niet naar het privéadres van iemand gestuurd.
Het is verboden om geschenken of gastvrijheid aan te bieden of te accepteren tijdens aanbestedingsperioden en contractbesprekingen, tenzij schriftelijke goedkeuring wordt verleend door de directie. Elk soort geschenk, gastvrijheid of onkostenvergoeding dat wordt aangeboden, gegeven of ontvangen en de onderstaande limieten overschrijdt, moet vooraf worden goedgekeurd door de leidinggevende of de project leider en vervolgens worden gemeld aan de Compliance Officer die hiervan een register zal bijhouden. In geval van twijfel zal de leidinggevende advies inwinnen bij de Compliance Officer.
|
|
| Maaltijden/dranken(aanbieden) | Overeenkomstig de bovenstaande principes moeten deze een zakelijk karakter hebben en de waarde van een normale werkmaaltijd vertegenwoordigen. Alle maaltijden/dranken moeten als declaratie worden ingevoerd. Creditcardbetalingen moeten schriftelijk worden verantwoord. |
| Geschenken (aanbieden) | Maximaal € 50. Als de waarde van een geschenk deze limiet overschrijdt, moet de leidinggevende goedkeuring verlenen. |
| Geschenken (ontvangen) | Geschenken tot € 50 zijn acceptabel. Als de waarde van een geschenk deze limiet overschrijdt, moet de leidinggevende goedkeuring verlenen. |
| Gastvrijheid aanbieden of genieten | Dergelijke evenementen mogen worden aangeboden of bijgewoond voor zover ze als normaal en proportioneel worden beschouwd. Als dit niet het geval is, moet de leidinggevende goedkeuring verlenen. |
| Andere uitgaven voor derden | Alle overige uitgaven moeten door de leidinggevende worden goedgekeurd en moeten als declaratie worden ingevoerd. Creditcardbetalingen moeten schriftelijk worden verantwoord. |
5.2 Politieke bijdragen
Qbuzz doet geen politieke bijdragen (donaties aan politici, politieke partijen of politieke organisaties).
5.3 Donaties aan goede doelen
Als verantwoordelijk lid van de samenleving komt het voor dat Qbuzz geld of goederen doneert. Dit is een uiting van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Qbuzz.
Sommige donaties zijn altijd verboden, waaronder donaties:
- aan personen en organisaties met een winstoogmerk;
- die worden betaald op privérekeningen of in cash;
- aan organisaties met doelen die niet verenigbaar zijn met de bedrijfsprincipes van Qbuzz; of
- die schadelijk kunnen zijn voor de reputatie van Qbuzz.
Alle donaties moeten transparant zijn. Dit betekent dat in ieder geval de identiteit van de ontvanger en het beoogde gebruik van de donatie duidelijk moeten zijn en dat de reden en het doel van de donatie moeten kunnen worden gerechtvaardigd en moeten worden gedocumenteerd en goedgekeurd door de directie van het desbetreffende bedrijfsonderdeel. Donaties aan goede doelen worden jaarlijks gemeld bij en geregistreerd door de Compliance Officer.
5.4 Sponsoring
Sponsoractiviteiten kunnen plaatsvinden op het gebied van sport, kunst en cultuur, onderwijs en wetenschap. Alle sponsorbijdragen moeten transparant, conform een schriftelijke overeenkomst, voor legitieme zakelijke doeleinden en proportioneel zijn. Beslissingen over sponsorbijdragen moeten worden genomen door de directie en moeten naar behoren worden geregistreerd door de Compliance Officer.
5.5 Faciliterende betalingen
Faciliterende betalingen (‘smeergeld’) aan overheidsfunctionarissen komen nauwelijks voor in Nederland en zijn verboden.
5.6 Belangenverstrengeling
Bij omkoping gaat het niet altijd om een betaling. Belangenverstrengeling kan ook als omkoping worden beschouwd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de situatie waarin een potentiële zakenpartner tijdens contractbesprekingen aan een medewerker van Qbuzz belooft om de partner van deze medewerker in dienst te nemen. De medewerker dient zich altijd af te vragen of de actie transparant, proportioneel en redelijk is en of deze op goed vertrouwen is gebaseerd. De medewerker dient contact op te nemen met diens leidinggevende en/of de Compliance Officer als hij/zij niet zeker weet of een actie of situatie als belangenverstrengeling kan worden beschouwd.
5.7 Zakenpartners
Als een zakenpartner van Qbuzz betrokken raakt bij omkoping, kan de reputatie van Qbuzz hierdoor ernstig beschadigd worden. Qbuzz neemt afdoende maatregelen om omkoping via een van de zakenpartners te voorkomen. De definitie van zakenpartner is breed: ze kunnen bestaan uit tussenpersonen, consultants, partners in joint ventures, contractanten en leveranciers.Zodra een potentieel risico van omkoping wordt vastgesteld, moeten de gevolgen worden beoordeeld door het management voordat een dergelijke zakenrelatie wordt aangegaan.Overeenkomsten met zakenpartners moeten waar mogelijk een bepaling bevatten waarmee Qbuzz het recht krijgt om sancties te treffen, waaronder beëindiging van de overeenkomst, als de principes van dit Beleid niet worden nageleefd. Bij twijfel of het vermoeden van omkoping raadpleegt de medewerker diens leidinggevende en/of de Compliance Officer.
